E-BUSSINES GLOBAL

E-Bussines Global : Bagaimana Bisnis Menggunakan Sistem Informasi

1.    PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Agar dapat beroperasi, bisnis harus berhubungan dengan banyak bagian berbeda dari informasi mengenai pemasok, pelanggan, karyawan, tagihan dan pembayaran, dan tentu saja produk dan jasa mereka. System informasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh informasinya, membuat keputusanyang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.

PROSES BISNIS

Sistem informasi adalah proses meningkatkan bisnis yang terletak pada inti bisnis. Jadi, penting untuk mengerti apa yang dimaksud dengan “proses bisnis”.

            Proses bisnis adalah arus ketja dari bahan baku, informasi, dan pengetahuanseperangkat aktivitas.proses bisnis juga mengacu kepada cara unik di mana manajemen memilih untuk mengoordinasikan pekerjaan.

            Proses mempekerjakan karyawan adalah proses bisnis dalam pengertian bahwa hal itu adalah seperangkat aktivitas yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan baru. Proses bisnis dalam mempekerjakan dapat diuraikan menjadi sejumlah langkah berbedaseperti periklanan tempat, menghubungi agen pekerjaan, mengumpulkan surat lamaran, mengkaji surat lamaran, mewawancarai kandidat, memeringkat kandidat, mambuat keputusan kepegawaian, dan melibatkan karyawan pada sistem kepegawaian seperti penggajian, kesehatan, dan pension. Pada bebebrapa bisnis, proses ini dapat berjalan lambat dan tidak efisien, di mana bisnis lainnya, hal tersebut dapat berjalan dengan cepat dan sangat efisien. Salah satu tujan utama dari sistem informasi adalah untuk memungkinkan proses bisnis yang sangat efisien.

            Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaanuntuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan kepada cara bekerja yang telah using yan menghalangi kewaspadaan dan efisiensi organisasi.

BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN PROSES BISNIS : EFISIENSI DAN PERUBAHAN

Dua cara yang utama adalah: meningkatkan efisiensi proses yang telah ada dan memungkinkan keseluruhan proses baru yang memungkinkan merubah bisnis. System informasi mengotomatiskan banyak tahap pada proses bisnisyang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengecekan kredit klien, atau memperoleh tagihan dan pesanan pengiriman. Namun saat ini, teknologi informasi dapat melakukan lebih banyak lagi. Teknologi baru dapat benar-benar mengubah arus informasi, menggantikan langkah berurutan dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secar paralel dan menghilangkan penundaan pada pembuatah keputusan. Dengan kata lain, informasi dapat memungkinkan secara keseluruhan proses bisnis yang baru. Informasi bahkan dapat mengubah cara bisnis bekerja dan mendorong model bisnis yang sepenuhnya baru.

2.    JENIS SISTEM INFORMASI BISNIS

Karena bisnis mungkin memiliki 10 atau bahkan ratusan proses bisnis yang berbeda, dan karena terdapat orang-orang, keahlian, dan tingkatan yang berbeda pada organisasi, terdapat jenis-jenis system yang berbeda. Tidak ada sistem tunggal yang dapat menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi.

SISTEM DARI SUDUT PANDANG FUNGSIONAL

Dari sudut pandang sejarah, sistem fungsional adalah jenis pertama sistem yang dikembangkan oleh perusahaan bisnis. System ini terletak pada departemen khusus, sperti akuntansi, pemasaran dan penjualan, produksi, dan sumber daya manusia. Lihat lebih dekat system dari sudut pandang fungsional ini.

            Tabel contoh Sistem Informasi Penjualan dan Pemasaran

SISTEM	GAMBARAN	KELOMPOK YANG DILAYANI
Pemrosesan pesanan	Memasukkan, memproses dan melacak pesanan	Manajemen operasional dan karyawan
Analisis harga	Menentukan harga untuk produk dan jasa	Manajemen tingkat menengah
Peramalan pergerakan penjualan	Menyiapkan peramalan penjualan 5 tahun	Manajemen tingkat tinggi

SISTEM PENJUALAN DAN PEMASARAN

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawabdalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran memerhatiakn mengenai mengenali pelangganproduk atau jasaperusahaan, menentukankebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan, dan mengiklankan serta mempromosikan produk atau jasa ini. Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan. Aktivitas ini dapat dianggap sebagai proses bisnis. Sistem informasi penjualan dan pemasaran (sales and marketing information system) mendukung proses bisnis ini.

Sistem Manufaktur dan Produksi

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi barang dan jasa perusahaan. System manufaktur dan produksi berhubungn dengan perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran produksi; pengadaan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan produksi; dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir. System manufaktur dan produksi (manufacturing and production information system) mendukung aktivitas ini.

Sistem Keuangan dan Akuntansi

Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola aset keuangan perusahaa, seperti uang tunai, saham, obligasi, dan investasi lainnya, untuk memaksimalkan pengembalian atas aset keuangan ini. Fungsi keuangan juga bertanggung jawab dalam mengelola kapitalisasi perusahaan (menemukan aset keuangan baru pada saham, obligasi, atau bentuk utang lainnya). Untuk menentukan apakah perusahaan mendapatkan pengembalia terbaik atas investasinya, fungsi keuangan harus memperoleh sejumlah informasi yang banyak dari sumber eksternal perusahaan.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjawab dan mengelola catatan keuangan perusahaan-penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian-untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.  Bagian keuangan dan akuntansi berbagi masalah yang terkait bagaimana menjaga jejak aset keuangan dan arus dana perusahaan. Mereka memberikan jawaban kepada pertanyaan seperti berikut ini: Apa persediaan aset keuangan saat ini? Catatan apa yang ada mengenai pembayaran, penerimaan, penggajian, dan arus dana lainnya?

Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system) mendukung aktivitas sperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.

            System sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia (keahlian, tingkat pendidikan, jenis posisi, jumlah posisi, dan biaya) untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan. Manjemen tingkat menengah menggunakan system sumber daya manusia untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan, dan kompensasi karyawan. Manajemen operasional menggunakan system sumber daya manusia untuk melacak perekrutan dan penempatan karyawan perusahaan.

SISTEM DARI SUDUT PANDANG KONSTITUEN

Walaupun sudut pandang fungsional sangat berguna untuk mengerti bagaimana sistembisnis melayani fungsi khusus, sudut pandang ini tidak memberitahu kita bagaimana system membantu manajer mengelola perusahaan. Di sini kita membutuhkan sudut pandang yang memeriksa sistem dalam bentuk beragam tingkatan  manajemen dan jenis keputusan yang d dukungnya.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Manajer operasional membutuhkan system yang menyimpan catatan aktivitas dasar dan transaksi organisasi, speti penjualan, penerimaan, penyimpanan kas, penggajian, keputusan kredit dan arus bahan baku pabrik. Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS) menyediakan jenis informasi ini. Sebuah system pemrosesan transaksi adalah system terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan dan pengiriman.

            Tujuan utama dari system pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Berapa banyak suku cadang yang berada pada persediaan? Apa yang terjadi pada pembayaran Tn. William? Untuk menjawab jenis pertanyaan ini, informasi umumnya harus mudah untuk tersedia, terbaru, dan akurat.

Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Pendukung Keputusan

Istilah system informasi manajemaen-SIM (management information system-MIS) juga merancang kategori khusus system informasi yang melayani manajemen tingkat menengah. SIM menyediakan laporan kinerja terbaru perusahaan kepada manajemen tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja di masa depan.

            Sistem pendukung keputusan (decision support system-DSS) menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin untuk manajemen tingkat menengah. Sistem ini berfokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, di mana prosedur untuk mendapatkan solusi belum tentu ditentukan sebelumnya. Sistem ini mencoba menjawab pertanyaan seperti ini: Apa pengaruh pada jadwal produksi jika kita akan menggandakan penjualan pada bulan Desember? Apa yang akan terjadi pada pengembalian investasi kita jika jadwal pabrik ditunda untuk 6 bulan?

Sistem Pendukung Eksekutif

Sistem pendukung eksekutif (executive support system-ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi. ESS menyediakan perhitungan umum dan kapasitas komunikasi yang dapat diterapkan pada berbagai perubahan masalah.

            ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum oajak yang baru atau pesaing, tetapi system ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan DSS internal. Sistem ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior.

            ESS menyajikan grafik dan data dari banyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan oleh manajer senior. Sering kali informasi diantarkan kepada eksekutif senior melalui portal, yang menggunakan batasan Web untuk menyajikan isi bisnis yang dipersonalisasi dan terintegrasi.

HUBUNGAN ANTARSISTEM

TPS umumnya merupakan sumber data utama untuk system-sistem lainnya, di mana ESS terutama menjadi penerima data dari system dengan tingkatan yang lebih rendah. Jenis system lainnya dapat bertukar data satu sama lain. Data juga dapat dipertukarkan di antara system-sitem yanhg melayani area fungsional yang berbeda.

3.    SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN

APLIKASI PERUSAHAAN

Aplikasi perusahaan (enterprise application), yang merupakan system yang melingkupi area fungsional, berfokus pada menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan bisnis, dan termasuk seluruh tingkatan manajemen. Aplikasi perusahaan membantu bisnis untuk menjdai lebih fleksibel dan produktif dengan mengoordinasikan proses bisnis dengan lebih dekat dan mengintegrasikan sekelompok proses agar mereka berfokus pada pengelolaan sumber daya yang efisien dan pelayanan pelanggan.

            Terdapat empat aplikasi perusahaan utama: system perusahaan, system manajemen rantai pasokan, system pengelolaan hubungan pelanggan dan system pengelolaan pengetahuan. Setiap aplikasi perusahaan ini menyatukan seperangkat fungsi dan proses bisnis terkait untuk meningkatkan kinerja orgnisasi secara keseluruhan.

Sistem Perusahaan

Sistem perusahaan (enterprise system), yang juga dikenal sebagai system perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP), menyelesaikanmasalah ini dengan mengumpulkan data dari beragam proses bisnis inti oada manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia dan menyimpan data pada penyimpanan data pusat tunggal. Hal ini memungkinkan bagi informasi yang sebelumnya terpecah pafda system-sistem yang berbeda untuk dibagi ke seluruh perusahaan dan untuk bagian bisnis yang berbeda untuk bekerja lebih dekat lagi bersama.

Sistem Manajemen Rantai Pasokan

Sistem manajemen rantai pasokan (supply chain management-SCM) membantu bisnis mengelola hubungan denga pemasok mereka. Sistem ini menyediakan informasi untuk membantu pemasok, perusahaan pembeli, distributor, dan perusahaan logistic untuk berbagi informasi mengenai pemesanan, produksi, tingkat persediaan, dan pengantran produk dan jasa agar mereka dapat mencari sumber, memproduksi, dan mengirimkan barang dan jasa denga efisien. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah produk yang tepat dari sumber mereka menuju titik konsumsi dengan jumlah waktu  tersingkat dan dengan biaya terendah.

Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan

Sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) membantu perusahaan mengelola hubungannya dengan pelanggan. Sistem CRM menyediakan informasi untuk mengoordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dalam hal penjualan, pemasran, dan pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, dan pemertahanan pelanggan. Informasi ini membantu perusahaan mengenali, menarik, dan mempertahankan pelanggan yang paling menguntungkan; menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan yang ada; dan diharapkan meningkatkan penjualan.

Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system-KMS) memungkinkan organisasi untuk lebih baik dalam mengelola proses pemerolehan dan penerapan pengetahuan dan keahlain. Sistem ini mengumpulkan seluruh pengetahuan dan pengalaman relevan dalam perusahaan, dan membuatnya tersedia di mana pun dan kapan pun dibutuhkan untuk meningkatkan proses bisnis dan keputusan manajemen. Sistem ini juga menghubungkan perusahaan ke sumber pengetahuan eksternal.

INTRANET DAN EKSTRANET

Intranet dan ekstranet lebih merupakan dasar teknologi dibandingkan aplikasi tertentu, tetapi pantas untuk disebutkan di sini sebagai salah satu peralatan yang digunakan perusahaan untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus informasi di dalam perusahaan, dan dengan pelanggan dan pemasok. Intranet adalah jaringan internal yang dibangun dengan peralatan yang dan standar komunikasi yang sama dengan Internet dan digunakan untuk distribusi informasi secara internal kepada karyawan, dan sebagai penyimpanan kebijakan, program, dan data perusahaan. Ekstranet adalah intranet yang diperpanjang kepada pengguna yang diizinkan diluar perusahaan.

E-BUSSINES, E-COMMERCE, DAN E-GOVERNMENT

Bisnis elektronik atau e-bussines mengacu kepada penggunaan teknologi digital dan Internet untuk menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan. E-bussines  termasuk aktivitas untuk pengelolaan internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. E-commerce  adalah bagian dari e-bussines yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Hal ini juga meliputi aktivitas yang menunjang transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman dan pembayaran.

E-government mengacu kepada aplikasi Internet dan teknologi jaringan untuk secara digital  memungkinkan hubungan pemerintah dan agen sektor dengan masyarakat, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya. Selain untuk meningkatkan penyampaian pelayanan pemerintah, e-government dapat membuat operasi pemerintah lebih efisien dan juga memberdayakan masyarakat dengan memberikan mereka akses yang lebih mudah ke informasi dan kemampuan untuk berhubungan secara elektronik dengan masyarakat lainnya.

4.    FUNGSI SISTEM INFORMASI PADA BISNIS

DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI

Departemen system informasi terdiri dari spesialis, seperti progamer (programmer), analis sistem, pemimpin proyek dan manajer system informasi. Progamer adalah spesialis teknis yang sangat terlatih yang menulis instruksi peranti lunak untuk computer. Analis sistem (system analyst) termasuk penghubung utama antara kelompok system informasi dengan seluruh organisasi. Merupakan pekerjaan analis system untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis menjadi kebutuhan informasi dan sistem. Manajer sistem informasi (information system manager) adalah pemimpin tim progamer dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, dan spesialis basis data. Manajer ini juga merupakan pengelola staf pengoperasi computer dan staf yang memasukkan dta. Juga, spesialis eksternal. Seperti vendor dan pembuat peranti keras, perusahaan peranti lunak, dan konsultan, sering berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan jangka panjang sistem informasi. 

MENGELOLA FUNGSI SISTEM INFORMASI

Perusahaan yang sangat kecil dengan karyawan kurang dari 100 tidak akan memiliki kelompok system informasi formal. Perusahaan ini hanya akan memiliki satu atau dua karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga jaringan dan aplikasinya bekerja, atau mungkin menggunakan konsultan untuk jasa ini. Perusahaan yang lebih besar akan  memiliki departemen system informasi yang terpisah, yang mungkin dikelola melalui beberapa lini yang berbeda, tergantung pada sifat alami dan kepentingan perusahaan.